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2014年8月12日 星期二

文章整理:書寫、口語都要好讀易懂、第一時間抓住讀者目光

(職場中,溝通可以大致分為口語溝通和文字溝通,與人溝通時,我們都希望能夠言之成理,然而,言之成理為十麼這麼難?通常是因為我們 只看到自己,卻看不到對方。)

溝通的要義:

找出真正的問題,引發正確的行動。

《邏輯思考的技術》一書指出,無論是說話或書寫,溝通前都必須確認兩大重點:

1.確認問題
『我現在應該為對方解決的問題究竟是什麼?』

2.確認自己希望得到對方何種反應
『溝通是雙向且希望對方有所反應,希望所傳達的內容能正確的幫助對方了解,(感想、建議、判斷),並且與對方有所互動。』

金字塔結構:

結論先行,再鋪陳出因果明確的觀點。

金字塔原理(The Minto Pyramid Principle)的建構者 芭芭拉.明托 (Barbara Minto)認為,對於閱讀文章的讀者來說,一篇易懂的文章,最理想的順序應該是一個中心思想之下,由好幾組觀點組成一個金字塔結構,也就是『結論先行』。

1.縱向原則(Vertical):
上下相關、呼應因果關係。任何一層的觀點,永遠是下一層觀點的總結。以結論為頂點,下一層的根據或方法,自上而下形成「為什麼如此?」(Why so?)的關係。
相反的,由下而上則為「然後造成什麼結果?」(So What?)的連結。
往下問(Why so?)表示下一層必須有多個論點支持、證明與回答上一層的結論。
相反地,往上問(So what?)檢驗上下的因果關係。

2.橫向原則(Horizontal):符合 MECE 。
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